산림과학기술개발사업 연구개발비

회계정산 매뉴얼

2012

기후변화에 대응하고, 숲이 희망이 되는 나라

1		회계정산의 목적 및 정산절차

□ 회계정산의 목적

ㅇ 연구개발비 회계정산은 산림과학기술개발사업을 수행하는 연구기관이 정부출연금에 대하여 정당하게 지출하였는지 검정하여 정산결과의 공정성과 객관성을 확보하는 하는데 그 목적이 있음

* 관련규정 : 「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」 제36조

ㅇ 본 매뉴얼은 각 연구기관에서 사업비를 집행하는 과정에서 유의할 사항과 적정하지 않은 증빙으로 인하여 정당한 사업비로 인정받지 못하게 되는 불이익을 방지하고자 작성된 것임

□ 정산절차

ㅇ 정산절차 도해

① 정산대상 및 위탁정산기관안내: 연구기간 종료 이전

② 사업비사용실적보고서 및 관련증빙 제출(주1): 연구종료일 이후 1개월 이내

③ 정산결과 통보

④ 소명자료제출

⑤ 소명자료검토 및 처리결과 통보

⑥ 연구개발비의 사용실적보고서 제출(주2) 및 정부출연금지분 환수대상액(주3) 납부

* 관련규정 : 「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」 제36조

※ (주1) 회계법인에 제출해야 할 서류

1) 연구개발계획서(협약서)

2) 연구개발계획과 집행실적과의 대비표(연구비 전산관리시스템에서 출력)

- 연구개발비 사용명세서

- 세부과제별 연구개발비 사용명세서(해당시)

3) 세부비목별 내역서(연구비전산관리시스템에서 출력)

4) 연구기간 중 발생한 이자 사용내역서(미 산출 시 법정이자 산출)

* 연구협약서 제4조(연구개발비의 관리 및 사용) 연구개발비의 0.2%이상 반납

5) 산림청장의 연구개발비 이월액 사용승인 통보서(발생이자 포함 5백만원이하시 자동이월)

*「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」 제36조제4항

6) 여비규정

7) 증빙서류(사본)

8) 참여연구원, 예산등의 변경시 변경승인서

9) 통장사본 등

※ (주2) 연구개발비의 사용실적보고서 제출

「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」 제36조에 의거 [별지 제2-9호서식], [별지 제2-10호 서식]에 따라 다음 서류를 첨부하여 당해연도 연구개발과제가 종료한 날로부터 3개월 이내에 산림청장에게 보고

1. 연구개발계획과 집행실적과의 대비표(연구비 전산관리시스템에서 출력)

2. 연구개발비 사용에 대한 회계검증 의견서(위탁회계법인)

※ (주3) 환수대상액 계산식 = (사업비 잔액 + 불인정금액)□× 정부출연금 비율

*「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」[별표 4]

2		각 비목별 사업비 집행시 주의할 사항

□ 개요

ㅇ 사업비 비목은 인건비, 직접비, 위탁연구개발비, 간접비로 구성되며, 각 비목의 용도에 대하여 엄격하게 관리되고 있음

ㅇ 인건비 및 위탁연구비 비목은 20%를 초과하여 전용 시 산림청의 승인을 받아야 하고 승인을 받지 못하거나 그 비율을 초과하는 경우 불인정 사항임.

단, 전용금액이 2백만원 미만인 경우 승인받지 않을 수 있으나, 연구수당과 간접비는 당초 계획된 예산을 초과하여 사용할 수 없음

*「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」제34조(연구개발비의 관리 및 사용)

ㅇ 연구의 관련성과 주관기관과 산림청의 협약내용을 기본으로 하여 자금이 적정하게 지출되었는지를 판단

ㅇ 연구와 관련여부

-「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」과 본 매뉴얼을 기초로 판단

- 협약서(연구과제계약서)에 기재된 연구계획, 방향 및 연구의 특성 등을 참고하여 판단

- 합리적 판단이 애매한 경우 산림청과의 협의를 통하여 향후 지적되지 않는 방향으로 결정

- 당해연도 협약기간 내에 집행되었는지 확인(협약기간 종료 후 집행되었어도 지출원인행위가 협약기간 내에 이루어진 경우 적정한 집행임)

- 협약서(연구계획서) 내용대로 물품이 집행되었는지 확인

□ 인건비

ㅇ 총괄

- 협약서(연구계획서)에 기재된 참여연구원에 대한 인건비만 인정

- 참여연구원(연구원, 참여율, 참여기간, 단가 등) 변경은 주관연구기관장 내부결재 승인사항

*「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」제34조(연구개발비의 관리 및 사용)

[별표 3] 협약변경 신청 및 제출서류(제31조제3항 관련)

- 당해 과제 참여연구원이 기타 정부출연 연구개발과제에 참여할 경우 참여율 합계액이 100%초과 시 불인정

- 참여연구원에게 현금으로 지급하고 수취인의 인적사항 등을 기재하고 서명한 영수증은 인정되지 않음

- 인건비는 내부인건비와 외부인건비로 구분되고, 인건비 지급과 관련하여 비지급인건비(현물인건비)와 지급인건비(현금인건비와 현물인건비)로 구분될 수 있는데, 연구개발비 사용명세서에 모두 포함하도록 함

ㅇ 내부인건비

* 연구기관 소속 직원

- 제출서류 : 소득자별 원천징수부(또는 갑근세 원천징수영수증)나 급여대장과 계좌이체내역서

- 소득자별 원천징수부 또는 급여대장에서 확인되는 급여에 협약서에 기재된 참여율, 참여기간 등(급여x참여율x참여기간=사용금액)을 확인하여 이에 맞게 지급

- 비지급인건비의 제출서류는 연구계획서 등재 금액

ㅇ 외부인건비

* 연구기관 내부소속이 아닌 자에 대한 급여로 대학원생 또는 대학교 학생 등이 이에 해당

- 제출서류 : 급여대장(또는 산출내역서), 계좌이체내역서

- 협약된 급여를 확인하여 각 참여연구원 계좌로 이체하였는지 확인(단, 소득세 등은 운영기관으로 이체되어도 인정)

- 소득세 등은 내부결재문서로 확인

- 연구기관의 급여기준에 의한 지급별 산정 단가를 따름

- 대학의 학생연구원에게 지급되는 인건비는 연구책임자가 공동관리할 수 없음

□ 직접비

ㅇ 연구장비 및 재료비, 시제품제작비

- 제출서류 : 세금계산서, 거래명세서(또는 견적서), 계좌이체내역서 또는 카드매출전표

- 연구장비는 원칙적으로 협약(연구계획서)된 것만 구입가능하며, 장비를 변경하거나 추가 시 단일품목 500만원 이상이면 산림청 승인사항(500만원 미만은 내부결재로 갈음)

* 「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」제34조

- 필요 시 계약서를 수취하여 거래 내용을 확인하고 세금계산서와 계좌이체내역서로 해당 거래처에 지급되었는지 확인

- 기관이 보유한 시설, 장비 등에 대한 임차료는 협약서에 기재되어 있는 경우 인정됨

- 수입자재 구입 : 세금계산서, 계좌이체내역서 대신 수입신고필증과 외국환거래영수증

- 연구종료 1개월 이내에 구입은 불인정 사항이나 계속과제이고 차년도에 사용함을 확인 할 수 있는 경우 또는 불가피하게 구입할 수밖에 없음이 객관적으로 소명되는 경우 인정가능

- 연구종료일에 임박하여 지출된 재료비는 연구비 소진 의도가 있을 시 불인정

- 시제품을 외주 제작하는 경우 연구기관 자체규정을 준용

ㅇ 여비

- 제출서류 : 기관여비규정, 출장복명서, 출장보고서(국외출장인 경우), 영수증(실비지급인 경우), 계좌이체내역서

- 참여연구원의 출장만 인정됨

- 여비는 일비, 숙박비, 식비, 교통비로 나누어서 지급되며 규정에 따라 정액일 수도 있고 실비 청구일 수도 있음

- 국외출장은 협약된 출장만 가능하며, 출장기간, 출장자, 출장국가 등 변경사항이 발생하였을 때는 산림청에 승인을 득하여야하며, 국외출장완료시 귀국후 30일 이내에 출장보고서를 제출하여야 함

* 국외출장계획서 및 보고서 서식(별첨)

ㅇ 회의비, 식대

- 제출서류 : 회의록, 야근(특근)대장, 카드매출전표

- 회의비는 회의록에 회의장소, 시간, 참석자 등을 확인하여 카드매출전표의 장소 및 시간의 적정성을 검토

- 회의비는 당해연구과제와 관련한 참여연구원 및 외부참여연구 전문가와의 회의를 위한 비용으로 동기관 참여연구원만의 회의는 불인정

단, 단일기관으로 연구진 구성이 이루어진 경우 세부과제간 회의비는 인정

- 야근, 특근식대는 야근·특근대장을 반드시 구비하여야 하며 장소, 시간 등의 적정성을 검토

- 야근, 특근식대는 참여연구원에 한하여 인정됨

ㅇ 수용비 및 수수료, 기타 연구활동비

- 공공요금 : 공통서류 외에 지로영수증, 산출내역서(기관의 총부담액에서 일부금액만 부담하는 경우)

- 도서인쇄비(원고료, 속기료, 번역료, 현수막 등)

: 거래명세서 등으로 과제와 관련됨을 입증하면 인정되나 학회지의 정기구독료는 불인정됨. 최종보고서 인쇄비는 정산보고서 발행일 이전에 집행되지 않은 경우 지출결의서 등 내부문서만으로 인정 가능

- 전문가활용비 : 전문가 이력 및 활용내역서를 수취하여 과제와 관련성을 검토하며, 계좌이체내역서 필요

- 교육훈련비, 학회 참가비 : 수료증, 계산서 등으로 과제와 관련성을 확인되면 인정(종신회비는 불인정)

- 환경유지비 : 연구 환경유지를 위한 기기, 비품 구입, 유지비용으로 사용 가능

ㅇ 연구수당

- 제출서류 : 계좌이체내역서, 기여도 평가서

- 인건비(현금+현물(비지급인건비 포함))의 20%를 초과하여 집행할 수 없음

- 개인별 계좌이체가 원칙임

□ 위탁연구개발비

- 제출서류 : 주관기관-계좌이체내역서, 위탁기관-증빙일체

- 위탁연구는 발주하는 세부과제의 인건비와 직접비를 합한 금액의 40%를 초과하여 집행할 수 없음

- 위탁기관은 인건비, 직접비, 간접비로 계상하여 집행하고 주관기관과 동일하게 위탁정산을 실시

* 위탁기관의 주관기관이 우수인증기관의 경우 위탁기관은 위탁회계법인 정산대상임. 그 외의 경우 주관기관에 포함하여 회계정산 실시.

□ 간접비

ㅇ 간접비는 연구개발계획서의 협약된 금액을 근거로 하되, 간접비율이 고시되지 아니한 기관은 인건비와 직접비를 합산한 금액의 17%를 초과할 수 없음

*「산림분야 연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」[별표 2]

ㅇ 인력지원비

- 실집행비 증빙으로 정산하며, 당초 계획 초과하여 사용할 수 없음

ㅇ 연구지원비

- 영리기업은 공통지원경비와 연구개발준비금은 계상할 수 없음

- 운영기관으로 흡수가능하나 연구비카드로 지출하는 경우 직접비와 동일한 기준으로 정산함

ㅇ 성과활용지원비

- 실집행비 증빙으로 정산

- 지적재산권 출원, 등록비는 출원등록증, 세금계산서, 계좌이체내역서 등을 수취하여 과제와 관련성을 검토(세금계산서 등 기타서류로 출원번호, 출원명이 확인가능한 경우 출원등록증은 없어도 무방함)

※ 각 서류의 의미

ㅇ 기관별로 서류명이 동일하지 않을 수 있으므로 서류명이 다르더라도 다음의 의미를 내포하고 있으면 갈음될 수 있음

- 계좌이체내역서 : 금융기관의 로고나 직인이 첨부된 서류로 계좌이체내역을 확인하는 서류

- 출장복명서 : 출장자, 일시, 장소, 목적, 여비산출내역 등이 기재되어 있는 서류

- 거래명세서 : 거래하는 품목, 수량, 금액 등 상세내역이 기재된 서류

- 카드매출전표 : 신용카드 결제 시 수령하는 영수증으로 사용한 시간, 장소, 금액 등의 확인을 위하여 필요한 서류

- 회의록 : 회의장소, 일시, 참석자명단과 회의내용이 기재된 서류

- 전문가활용서 : 전문가의 이력과 활용내역이 기재된 서류로 전문가 의견사항이나 조언내용 등이 기재된 회의록으로 갈음할 수 있음

- 기여도평가서 : 연구책임자의 의견에 의하여 연구기여도, 참여율 및 지급액이 명시된 서류

3		주요 불인정 사례

ㅇ 부가가치세(VAT) 매입세액

- 과제수행기관이 영리법인의 경우 부가가치세법 제2조에서 규정하고 있는 부가가치세납부의무자에 해당하며, 이에 따라 재화의 구입 또는 용역의 제공 등에 따라 발생하는 부가가치세를 공제받을 수 있음으로 사업비 집행 시 불인정

- 세금계산서를 수취하는 경우 일반적으로 부가세 부분을 집행 금액에서 제외하지만 신용카드로 사용하는 경우 부가세를 포함하여 집행하는 사례가 빈번하게 발생함

- 일부 영리법인의 경우 신용카드로 집행하는 재화의 구입 등에 대해 매입세액공제를 받지 않은 이유로 인해 당연히 사업비 집행 금액에 부가가치세 부분을 포함시키는 경우가 있는데, 사업비의 경우 기관에서 매입세액공제를 받았다면 해당 연구과제에 사용할 수 있는 금액이 증가하는 것이기 때문에 매입세액공제 신청 유무와 상관없이 불인정되는 것임

ㅇ 유흥성 경비

- 유흥업소이거나 주종이 주류인 가맹점에서의 집행금액은 불인정(가맹점 이름만 알면 인터넷 상에서 유흥업소 여부를 쉽게 알 수 있음). 만약 호프집 등에서 식사를 한 경우 거래명세서로 식사임을 증명하지 않으면 불인정 대상임

- 식대나 간식 영수증에 주류가 포함되어 있는 경우 해당 금액은 불인정

ㅇ 회의비 관련 불인정 사례

- 회의록, 야근 및 특근대장이 없는 회의비 또는 야근식대는 인정하지 않으며, 일반적인 주간(점심)식대도 인정하지 아니함

- 회의장소(시간)와 회의비 지출 장소(시간)가 시간적·물리적으로 타당하지 않은 경우 해당 회의비는 일반적인 회의비라고 보기 어려움

ㅇ 여비 불인정 사례

- 여비지급규정상 정액 여비를 지급하면서 이와는 별도로 숙박비·식대 등을 추가로 비용 계상한 경우

- 기관 근교로 출장가면서 주유비를 과다로 지출하거나 숙박비를 지출한 경우(특히, 주기적으로 발생하는 주유비의 경우 불인정 가능성 높음)

- 기관의 참여연구원이 아닌 자에게 지출한 여비

ㅇ 범용성 장비

- 범용성 장비는 연구에 사용되었는지 여부를 직접적으로 확인이 어려운 장비로서 원칙적으로 불인정하나, 협약서(연구계획서)에 명백히 기재되어 있는 경우에 한하여 인정

- 범용성 기자재의 예시

구 분	장비 및 기자재
사무장비	책장, 책상, 의자, 작업대, 복사기, 팩스, 전화기, 소화기, 운반장비 등
컴퓨터 및 주변기기	노트북, 컴퓨터(일반업무용. 단, 개발용 제외), 프린터, 통신용 모뎀, 스캐너, 외장하드, 일반업무용 S/W(워드, MS-OFFICE, 번역 S/W 등) 등
시청각 기자재	OHP, 슬라이드, 빔프로젝터(액정비젼), 영사막, 카메라, 비디오카메라 등
일반 가전제품	냉장고, 냉동고, 항온항습기, 보일러, 방열기, 전기로, 에어콘, 진공펌프, 건조기, 순간온수기, 텔레비젼, 비디오, 난로, 선풍기, 오디오, 무선송수신기, 조명기기, 모터펌프, 정수기 등

- 예외적으로 연구환경의 유지를 위한 기기·비품 등의 구입·유지비용은 연구활동비에서 집행할 수 있으나, 이 경우 연구계획서에 명시되어 있어야 함

ㅇ 연구와 무관한 비용

- 집행된 모든 비용에서 연구와 무관한 비용은 불인정임

- 다음의 비용은 특별한 사유를 증명하지 않는 한 불인정임

① 명함인쇄, 도장, 휴대폰사용료, 사무실 냉난방비, 청소비, 세차비, 범칙금, 과태료, 차량보험료, 열쇠, 경상피복비 등

② 일반·경제신문, 인사/회계등 일반적인 관리를 위한 도서·정보자료 구입

③ 연구와 무관한 제조활동과 관련한 기자재 및 시설 집행은 불인정

④ 연구와 직접적 관련여부를 확인할 수 없는 범용성 장비

⑤ 해당 논문에 “XX 사업비 지원 또는 XX기관 지원”이라는 문구를 명시하지 아니한 논문게재료(사사표기가 없는 논문)

※ 산림청 국영문 사사 표기

본 연구는 산림청 ‘산림과학기술개발사업(과제번호 : )’의 지원에 의하여 이루어진 것입니다.

This study was carried out with the support of 'Forest Science & Technology Projects (Project No. )' provided by Korea Forest Service.

※ 과제번호 : 확인 바람

This work was supported by a grant(Code #) from Forest Science & Technology Projects, Forest Service. Republic of Korea

ㅇ 연구수당 불인정

- 개인별 기여도 평가서가 없는 연구수당

- 개인별로 계좌이체를 하지 않고 기관 또는 특정개인이 일괄 흡수하는 경우

- 인건비(현금+현물(또는 비지급인건비))의 20%를 초과하는 연구수당의 경우 초과 부분

ㅇ 기타 불인정 사례

- 설문조사, 세미나 등의 참여자에 대한 기념품

- 선물구입비, 화환구입비

- 도서상품권 등 각종 상품권, 우편환, 우표 등 환금성이 강한 유가증권 등의 구입은 실제 지급여부 및 귀속자를 확인하기 어렵기 때문에 불인정함

- 타기관의 위원회 활동과 관련하여 평가위원으로 위촉되어 출장가는 경우 및 워크샾 참가시 개최기관에서 숙식을 제공함에도 여비에 숙박비·식비를 계상한 경우(특히, 동일·유사과제에 대해 특정 한 기관에서 워크샾을 진행하고 다른 참여기관이 동 워크숍에 참여할 때 숙박비·식비를 계상하는 경우 주의)

- 과제와 무관하게 해당 기관의 전체 워크샾을 개최하면서 발생한 비용

- 과제 최종 종료일 시점에서 전문서적을 대량으로 구입한 경우